الارتباط التنظيمي: ترتبط بوكالة الجامعة. 

الهدف العام: تقديم جميع الخدمات المكتبية للجان العليا للجامعة، ومساندة اللجان الدائمة للقيام بعملها بدقة وفعالية.

المهام:

  • إعداد خطط نشاطات الوحدة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
  • إعداد جداول أعمال اجتماعات مجلس الجامعة.
  • إعداد محاضر اجتماعات مجلس الجامعة وتوزيعها على الأعضاء للموافقة عليها.
  • تطوير وتصميم محاضر الاجتماعات، والتنسيق مع رؤساء اللجان الدائمة فيما يتعلق بهذا الشأن.
  • بناء قاعدة معلومات للبيانات والمعلومات التي لها علاقة بأعمال اللجان العليا والدائمة (اسم اللجنة، الأعضاء، وتاريخ انتهاء عمل اللجنة). 
  • استلام محاضر اللجان الدائمة، والتأكد من استيفائها القواعد الشكلية؛ تمهيدًا لاتخاذ إجراءات الصرف.
  • التأكد من عدم تجاوز الحد المسموح به ماليًا للأعضاء خلال السنة المالية الواحدة حسب اللوائح المنظمة للصرف.
  • إخطار رئيس اللجنة وصاحب الصلاحية في تشكيل اللجنة في حال انتهاء فترة عملها.
  • تقييم أعمال اللجان وإبلاغ وكيل الجامعة بشكل دوري بشأن اللجان غير الفعالة.  
  • التأكد من إعطاء الفرصة لجميع المستحقين للمشاركة في عضوية اللجان.
  • حفظ صورة من محاضر اللجان الدائمة والتنسيق مع الشؤون المالية بشأن صرف مكافآت الأعضاء.
  • المشاركة في تحديد احتياجات الوحدة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
  • المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الوحدة لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
  • إعداد التقارير الدورية عن نشاط الوحدة وإنجازاتها واقتراحات تطوير الأداء فيها.
  • أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.