الارتباط التنظيمي: ترتبط بوكالة الجامعة.
الهدف العام: تقديم جميع الخدمات المكتبية للجان العليا للجامعة، ومساندة اللجان الدائمة للقيام بعملها بدقة وفعالية.
المهام:
- إعداد خطط نشاطات الوحدة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
- إعداد جداول أعمال اجتماعات مجلس الجامعة.
- إعداد محاضر اجتماعات مجلس الجامعة وتوزيعها على الأعضاء للموافقة عليها.
- تطوير وتصميم محاضر الاجتماعات، والتنسيق مع رؤساء اللجان الدائمة فيما يتعلق بهذا الشأن.
- بناء قاعدة معلومات للبيانات والمعلومات التي لها علاقة بأعمال اللجان العليا والدائمة (اسم اللجنة، الأعضاء، وتاريخ انتهاء عمل اللجنة).
- استلام محاضر اللجان الدائمة، والتأكد من استيفائها القواعد الشكلية؛ تمهيدًا لاتخاذ إجراءات الصرف.
- التأكد من عدم تجاوز الحد المسموح به ماليًا للأعضاء خلال السنة المالية الواحدة حسب اللوائح المنظمة للصرف.
- إخطار رئيس اللجنة وصاحب الصلاحية في تشكيل اللجنة في حال انتهاء فترة عملها.
- تقييم أعمال اللجان وإبلاغ وكيل الجامعة بشكل دوري بشأن اللجان غير الفعالة.
- التأكد من إعطاء الفرصة لجميع المستحقين للمشاركة في عضوية اللجان.
- حفظ صورة من محاضر اللجان الدائمة والتنسيق مع الشؤون المالية بشأن صرف مكافآت الأعضاء.
- المشاركة في تحديد احتياجات الوحدة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الوحدة لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد التقارير الدورية عن نشاط الوحدة وإنجازاتها واقتراحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.