الارتباط التنظيمي: يرتبط بوكيل الجامعة.
الهدف العام: تنظيم العمل والإشراف على كل الأعمال المكتبية، والأنشطة الإدارية التي تسهل انسياب وسير العمل بالمكتب.
المهام
- متابعة وإنجاز الأعمال الإدارية والمالية الخاصة بمكتب سعادة الوكيل.
- الإشراف على أعمال التحرير وإعداد الردود والخطابات والإشراف على المراسلات الواردة والصادرة من مكتب سعادة الوكيل، وذلك بعد التوجيه عليها ومراجعتها والتأشير عليها.
- إعداد وتنظيم وترتيب اللقاءات والاتصالات والاجتماعات وتحديد المواعيد بالتنسيق مع سعادة الوكيل.
- الإشراف المباشر على المراسلات السرية للوكالة وتنظيمها والإشراف عليها.
- استقبال المراجعين والإجابة على استفساراتهم واستقبال المكالمات، والفاكسات، والبريد الإلكتروني.
- إحالة المعاملات إلى الجهات المعنية؛ لاستكمال وإعداد الردود اللازمة بناءً على توجيهات سعادة الوكيل بعد التوجيه عليها.
- الإشراف على موظفي الوكالة ومتابعة أدائهم، وتنمية قدراتهم، والعمل على تطوير أدائهم.
- إعداد التقارير الدورية الخاصة بالعاملين بمكتب سعادة والوكيل؛ بهدف تحسين الأداء وسير العمل.
- تنظيم المواعيد الخاصة بسعادة الوكيل حسب التعليمات.
- التنسيق مع مركز الوثائق والمحفوظات في الجامعة فيما يخص جمع وتنظيم وحفظ وثائق ومحفوظات الوكالة والوحدات التنظيمية المرتبطة بها، بما يحقق متطلبات أداء العمل فيها، والمحافظة عليها من التلف والضياع، وتيسير الرجوع لها عند الحاجة، وبما يتفق مع نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.
- الإشراف على توفير التجهيزات اللازمة لمكتب الوكيل.
- ترتيب ومتابعة رحلات سعادة الوكيل الرسمية داخل وخارج المملكة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات المكتب وإنجازاته ورفعها إلى سعادة الوكيل.
- الاطلاع على أنظمة ولوائح وزارة التعليم ووزارة الموارد البشرية، وتطبيقها على جميع أعمال الوكالة.
- تنفيذ ما يكلف به من مهام أخرى من قبل سعادة الوكيل.
مستشار ومدير مكتب وكيل الجامعة: أ. مشهور بن هدوان العنزي