الإدارة العامة للصيانة والخدمات
تم إنشاء الإدارة العامة للصيانة والخدمات بقرار معالي رئيس الجامعة رقم (27/32/1/ق) وتاريخ 21 / 6 /1432 هـ بمسمي ( إدارة المشاريع والخدمات العامة)، وكانت تقوم بأعمال التصميم والتنفيذ لمباني ومرافق الجامعة، وفي عام 1442هـ صدر قرار معالي رئيس الجامعة بضم إدارة الإسكان وتعديل مسمي الإدارة ليصبح "الإدارة العامة للصيانة والخدمات"، وهي حريصة على تقديم أفضل الخدمات لجميع قطاعات الجامعة ، حيث بدأت مسيرتها بتنفيذ سلسلة من المشاريع العاجلة، وذلك لمعالجة الاحتياجات العاجلة للجامعة، وتوفير الحد الأدنى من البنية الأساسية للجامعة، وإضافة إلى ذلك عملت الإدارة على تقديم الخدمات المساندة للجامعة من صيانة عامة لمباني الجامعة، بالإضافة إلى تقديم خدمات الأمن والسلامة، وهذه الخدمات تعتبر من الخدمات المساندة التي لا غنى لأي مؤسسة عنها.
الهيكل التنظيمي:
الصورة
الارتباط التنظيمي: ترتبط بوكالة الجامعة.
الهدف العام: تقديم الخدمات المتكاملة لتلبية متطلبات التشغيل والصيانة والمحافظة على المنشآت والمرافق اللازمة للجامعة، وتنفيذ مشاريعها وفق أهداف الجامعة، مع توفير متطلبات الخدمات العامة من النظافة والأمن والسلامة.
المهام
- إعداد خطط نشاطات الإدارة العامة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
- الإشراف الإداري والفني على الوحدات التنظيمية المرتبطة بالإدارة العامة، والتنسيق فيما بينهما بما يضمن التكامل بين نشاطاتها، والاستفادة القصوى من الإمكانات المتاحة.
- الإشراف على أعمال الصيانة لمباني الجامعة ومرافقها.
- الإشراف على عقود الصيانة والنظافة، ومتابعة تنفيذها مع المقاولين والمتعهدين.
- الإشراف على أعمال الزراعة، وتنسيق الحدائق، والتأكد من توفر مستلزماتها.
- الإشراف على حراسة مباني ومرافق الجامعة من: أندية رياضية، واجتماعية، وترفيهية.
- تحديد المعايير والمواصفات الفنية اللازمة لتشغيل وصيانة منشآت ومرافق الجامعة.
- اقتراح قوائم المقاولين الذين يدعون للدخول في المنافسات المحدودة للتنفيذ.
- المشاركة في إرساء أعمال الصيانة والنظافة والخدمات المعتمدة على الشركات المنفذة وفق الإجراءات النظامية.
- متابعة تنفيذ المشاريع المعتمدة وفقاً للمعايير والمواصفات الفنية المحددة والجداول الزمنية المقررة للتنفيذ.
- الإشراف على إعداد السياسة العامة والقواعد المنظمة لإسكان أعضاء هيئة التدريس.
- الإشراف على إعداد المستخلصات الجارية والختامية ومستخلصات الصرف للمقاولين، وتدقيقها، والتأكد أنها تعكس ما تم تنفيذه بشكل دقيق.
- التعامل مع المقاولين والاستشاريين والرد على متطلباتهم واستفساراتهم.
- الإسهام في إبرام عقود التشغيل والصيانة لمنشآت الجامعة ومرافقها مع الشركات.
- إعداد القياسات والمواصفات لأعمال الترميمات والأعمال الإنشائية البسيطة، والأعمال المسحوبة من المقاولين.
- التأكد من إيصال المنافع والخدمات العامة لمختلف منشآت ومرافق الجامعة، وذلك بالتعاون مع الجهات المعنية.
- الإشراف على جميع خدمات النظافة والتشجير لمنشآت ومرافق الجامعة المختلفة.
- المشاركة بعضوية اللجان الفنية التي يحتاجها العمل مثل: لجان المعاينة، والسحب والتسليم والاستلام الابتدائي والنهائي، والاستئجار، وتقدير الأضرار، وغيرها من اللجان.
- تسجيل المقاولين الراغبين في الدخول في المنافسات العامة والمحدودة في مجال التشجير وخدمات النظافة والخدمات اللوجستية والصيانة.
- المشاركة في تحديد مؤشرات قياس الأداء لجميع الأنشطة المتعلقة بأعمال الإدارة العامة، ومراجعتها وتطويرها بصفة مستمرة بعد اعتمادها.
- تحديد احتياجات الإدارة العامة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الإدارة العامة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة العامة والوحدات التنظيمية المرتبطة بها، وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.
وحدة التنسيق للشؤون الإدارية والمالية
الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة للصيانة والخدمات.
الهدف العام: مساندة الإدارة العامة للصيانة والخدمات وتقديم الخدمات الإدارية والمالية.
المهام
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات المتعلقة بالشؤون الإدارية والمالية.
- طباعة الخطابات والتقارير والمذكرات ومحاضر الاجتماعات وتنظيمها وحفظها وتسهيل الرجوع إليها عند الحاجة.
- حفظ الرسومات والمخططات ووثائق الإدارة بالأسلوب المناسب.
- متابعة انتهاء عقود الصيانة والخدمات والنظافة والتنسيق بشأن تجديدها وإعادة طرحها للمنافسة مع الوحدات المعنية.
- تقديم خدمات التصوير للخطابات والتقارير والرسومات الهندسية.
- التنسيق والمتابعة مع الجهات المعنية في الجامعة لإعداد ميزانية الإدارة العامة.
- متابعة طلبات التوريد المتعلقة بالمقاولين والموردين طبقًا للإجراءات المعمول بها نظامًا.
- إعداد مستخلصات المقاولين والمتعهدين، والتأكد من أنها تعكس ما تم تنفيذه بشكل دقيق؛ تمهيدًا لإرسالها للشؤون المالية وإجراء الحسومات وتطبيق الغرامات إن تطلب الأمر.
- المشاركة في تحديد احتياجات الوحدة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الوحدة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الوحدة وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.
إدارة الصيانة
الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة للصيانة والخدمات.
الهدف العام: تقديم الخدمات المتكاملة لتلبية متطلبات التشغيل والصيانة للجامعة ومرافقها المختلفة والحفاظ عليها.
المهام
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق اللوائح والتعليمات المتعلقة بتنظيم أعمال الصيانة والخدمات العامة.
- الإشراف على إعداد الخطة السنوية للصيانة الوقائية، والصيانة الطارئة وتنفيذها.
- المشاركة في إعداد الشروط والمواصفات لأعمال الصيانة قبل طرحها للمناقصة.
- الكشف عن المباني والإنشاءات والمرافق العامة التي تحتاج إلى ترميم ورفع توصيات بشأنها إلى مدير عام الإدارة.
- تحديث وتطوير المواصفات الفنية لعقود صيانة المرافق والإشراف على تنفيذها، بما يتناسب مع احتياجات منشآت ومرافق الجامعة؛ لتحسين مستوياتها وشكلها الجمالي.
- ترشيد استخدام الكهرباء والماء بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة.
- الإشراف على أعمال التشغيل وصيانة المرافق والمباني والمنافع العامة والترميمات والنظافة.
- توفير خدمات التشغيل والصيانة، والنظافة للمباني، والمعدات، والأجهزة، والأثاث لجميع مباني الجامعة، وضمان توفير المتطلبات بحيث تؤدي مهمتها بالكفاءة اللازمة.
- تطبيق أسس السلامة وحماية البيئة في جميع أعمال التشغيل والصيانة.
- متابعة تنفيذ عقود التشغيل وصيانة المرافق وأعمال المقاولين لإنجاز الأعمال في مواعيدها المحددة.
- متابعة أداء الصيانة والنظافة وتأمين جميع المستلزمات والمواد وقطع الغيار اللازمة؛ لإنهاء أعمال الصيانة والنظافة في مواقع العمل.
- المشاركة في اقتراح المشاريع المطلوبة للجامعة وتحديد المعايير والمواصفات الفنية اللازمة لتنفيذها.
- تحديد المعايير والمواصفات الفنية اللازمة لتشغيل وصيانة منشآت الجامعة.
- التأكد من إيصال المنافع والخدمات العامة لمختلف مرافق الجامعة بالتعاون مع الجهات المعنية.
- المشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الإدارة لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.
إدارة إسكان أعضاء هيئة التدريس
يعتبر إدارة أملاك الجامعة والإسكان إحدى الإدارات الهامة التي توفر السكن الملائم لأعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم، وذلك في بيئة صحية واجتماعية مناسبة.
الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة للصيانة والخدمات.
الهدف العام: توفير السكن الملائم لأعضاء هيئة التدريس، ومن في حكمهم في الجامعة، وتهيئة أفضل ما يمكن توفيره لراحتهم.
المهام
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق اللوائح والتعليمات المتعلقة بتنظيم عمل الإسكان والمرافق التابعة له.
- تسجيل المتقدمين والمتقدمات من أعضاء هيئة التدريس لطلب الإسكان الجامعي ومتابعة تسكينهم وفق اللوائح والقواعد المعتمدة.
- توزيع الوحدات السكنية على المستحقين بناءً على القواعد المعمول بها وفق الضوابط.
- إبلاغ الساكنين من أعضاء هيئة التدريس وذويهم بالأنظمة واللوائح التي يجب الالتزام بها داخل السكن.
- الإشراف على الخدمات المقدمة للساكنين داخل إسكان أعضاء هيئة التدريس.
- الإشراف على الأنشطة المقامة داخل إسكان أعضاء هيئة التدريس.
- متابعة أعمال مشرفي ومشرفات الوحدات السكنية، والتأكد من قيامهم بواجباتهم على أكمل وجه.
- التأكد من توفير جميع الخدمات الأساسية في الإسكان، وتوفر الأمن والسلامة داخل الوحدات السكنية، بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة.
- معالجة المشكلات التي قد تحدث داخل إسكان أعضاء هيئة التدريس وفق أنظمة ولوائح الإسكان الجامعي.
- إعداد وتجهيز الوحدات السكنية بالصورة المناسبة واقتراح الاستخدام الأمثل لتلك الوحدات.
- استلام وتسليم الوحدات السكنية بأثاثها، وأجهزتها، وعهدها، وكذلك عمل الإخلاء وفقًا للنماذج المعدة لذلك.
- متابعة تحصيل المستحقات من الساكنين كأجور الوحدات السكنية، والخدمات المقدمة لهم وفق ما ورد في اللوائح المعمول بها.
- متابعة استخدامات الوحدات السكنية بعد تسليمها للمستفيدين ورفع تقارير عن المخالفين لشروط الإسكان.
- متابعة خدمات الصيانة والتشغيل في المساكن من خلال الجهات المختصة سواء أكانت من داخل الجامعة كإدارة الصيانة، أو من قبل مقاولين خارجيين.
- المشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من: الموارد البشرية، والأجهزة، والمواد، ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الإدارة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.
إدارة المرافق
الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة للصيانة والخدمات.
الهدف العام: إظهار مرافق الجامعة بالمظهر اللائق بمكانتها، وتقديم الخدمات المتكاملة الخاصة بالنظافة والتشجير، وإدارة مرافق الجامعة وصيانتها والحفاظ عليها وإمدادها بالتجهيزات اللوجستية.
المهام
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق اللوائح والتعليمات المتعلقة بإدارة المرافق العامة وصيانتها والمحافظة عليها.
- متابعة الخطط والبرامج الخاصة بأعمال التشجير والنظافة بعد اعتمادها.
- المشاركة في إعداد الشروط والمواصفات لأعمال النظافة والتشجير قبل طرحها للمناقصة.
- الإشراف على أعمال النظافة، ومكافحة الحشرات، ومتابعة تنفيذها، وذلك في جميع مرافق وحدات الجامعة.
- الإشراف على مقاولي خدمات النظافة، والمكافحة والتشجير في جميع وحدات الجامعة.
- تأمين نقل الأثاث لكليات الجامعة وإداراتها المختلفة.
- مراقبة الطرق من حيث استكمال النظافة، وخلوها من النفايات والمخلفات.
- إزالة أي عوامل طبيعية بمرافق الجامعة مثل: السيول والأمطار، والعواصف الرملية، وما شابهها بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة.
- الاشتراك في لجان الاستلام لمواقع الأعمال التي يتم تسليمها بمرافق الجامعة، وذلك للتأكد من عدم ترك المقاولين لأية مخلفات أو نفايات بعد إنهاء أعمالهم.
- التجهيز والإعداد للمناسبات والندوات وحفلات التخرج ووضع اللوحات الإرشادية لهذه المناسبات، بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة.
- إعداد المستخلصات للمتعهدين والمقاولين بالتنسيق مع وحدة التنسيق للشؤون الإدارية والمالية.
- تقديم جميع الخدمات المكتبية من تجهيز أثاث أو نقله لجميع الوحدات التنظيمية.
- المشاركة في تحديد المعايير والمواصفات الفنية اللازمة لتقديم خدمات النظافة والتشجير والتجهيز اللوجستي داخل منشآت الجامعة.
- المتابعة والإشراف على جميع خدمات النظافة والتشجير والخدمات اللوجستية لمرافق الجامعة المختلفة.
- المشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الإدارة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.
إدارة الأمن والسلامة
الارتباط التنظيمي: ترتبط بالإدارة العامة للصيانة والخدمات.
الهدف العام: ضمان توفير خدمات الأمن والسلامة لمنشآت ومرافق الجامعة بما يؤدي إلى المحافظة على الأرواح والمباني والممتلكات.
المهام
- تنفيذ الخطط والبرامج المعتمدة.
- تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات المتعلقة بأمن وسلامة العاملين وجميع مرافق الجامعة.
- الإسهام في تحديد الشروط والمواصفات للمنافسات ذات العلاقة بتوفير خدمات الأمن والسلامة لمنشآت الجامعة.
- متابعة تنفيذ عقود توفير خدمات الأمن والسلامة لجميع منشآت الجامعة المبرمة مع المؤسسات والشركات المتخصصة.
- نشر الوعي الوقائي وتعميم مبادئ السلامة بين جميع منسوبي ومنسوبات الجامعة وكلياتها، وذلك من خلال النشرات واللوحات التثقيفية والمحاضرات والندوات الخاصة بالأمن والسلامة.
- التنسيق مع مديرية الدفاع المدني للقيام بجولات ميدانية مشتركة على منشآت الجامعة؛ للتأكد من توافر عناصر الأمن والسلامة فيها ومدى جاهزيتها في هذا الجانب.
- مراقبة تطبيق قواعد ونظم الأمن والسلامة والتعليمات الصادرة بشأنها من الجهات المعنية (وزارة الداخلية، والدفاع المدني).
- تحديد خطط للإخلاء وإجراء عمليات إخلاء افتراضية والتدريب الدوري لمنسوبي ومنسوبات الجامعة على إطفاء الحرائق والإطفاء بالتنسيق مع إدارة المخاطر.
- التأكد من سلامة أنظمة ووسائل الأمن والسلامة في منشآت وكليات ومستودعات الجامعة.
- الإشراف على أعمال الحراسات التي تؤمنها الشركات الخاصة ومتابعتها.
- الإشراف على توفير الناحية الأمنية للفعاليات والندوات والورش التي تقيمها الجامعة.
- تنظيم دخول وخروج الأفراد والمركبات وتنظيم السير داخل ميادين الجامعة وفي المواقف والساحات المرتبطة بها.
- إصدار تصاريح الدخول للزوار مندوبي الشركات والمؤسسات التي لديها أعمال في الجامعة، وكذلك تصاريح إدخال أو إخراج المعدات والتجهيزات.
- إصدار تصاريح دخول سيارات منسوبي ومنسوبات الجامعة وتنظيم المواقف.
- إصدار بطاقات دخول عمالة شركات التشغيل والصيانة والنظافة ونحوها التي لها عقود طويلة مع الجامعة.
- متابعة الحوادث الأمنية التي تقع داخل منشآت الجامعة وكلياتها والتحقيق المبدئي فيها بالتنسيق مع الجهات المختصة.
- توزيع أفراد الحراسات (رجال-نساء) على مباني الجامعة وفق الحاجة الفعلية بالتنسيق مع وكالة الجامعة لشؤون الطالبات.
- المشاركة في استقبال الوفود التي تزور الجامعة وتسهيل دخولهم.
- التواجد على مدار الساعة وأيام الجمعة والسبت والعطل الرسمية على رأس العمل؛ لمتابعة الوضع الأمني والإشراف على أعمال الحراسات.
- تحديد احتياجات ومتطلبات الأمن والسلامة والتواصل مع الجهات المختصة لتأمينها.
- المتابعة الميدانية للوضع الأمني داخل مباني الجامعة، والساحات والمواقف، وخصوصًا عند حضور الطالبات وانصرافهن.
- المشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الإدارة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد التقارير الدورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.