وحدة إدارة اللجان:
الارتباط التنظيمي: ترتبط بوكالة الجامعة.
الهدف العام: تقديم جميع الخدمات المكتبية للجان العليا للجامعة، ومساندة اللجان الدائمة للقيام بعملها بدقة وفعالية.
المهام:
- إعداد خطط نشاطات الوحدة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
- إعداد جداول أعمال اجتماعات مجلس الجامعة.
- إعداد محاضر اجتماعات مجلس الجامعة وتوزيعها على الأعضاء للموافقة عليها.
- تطوير وتصميم محاضر الاجتماعات، والتنسيق مع رؤساء اللجان الدائمة فيما يتعلق بهذا الشأن.
- بناء قاعدة معلومات للبيانات والمعلومات التي لها علاقة بأعمال اللجان العليا والدائمة (اسم اللجنة، الأعضاء، وتاريخ انتهاء عمل اللجنة).
- استلام محاضر اللجان الدائمة، والتأكد من استيفائها القواعد الشكلية؛ تمهيدًا لاتخاذ إجراءات الصرف.
- التأكد من عدم تجاوز الحد المسموح به ماليًا للأعضاء خلال السنة المالية الواحدة حسب اللوائح المنظمة للصرف.
- إخطار رئيس اللجنة وصاحب الصلاحية في تشكيل اللجنة في حال انتهاء فترة عملها.
- تقييم أعمال اللجان وإبلاغ وكيل الجامعة بشكل دوري بشأن اللجان غير الفعالة.
- التأكد من إعطاء الفرصة لجميع المستحقين للمشاركة في عضوية اللجان.
- حفظ صورة من محاضر اللجان الدائمة والتنسيق مع الشؤون المالية بشأن صرف مكافآت الأعضاء.
- المشاركة في تحديد احتياجات الوحدة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الوحدة لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد التقارير الدورية عن نشاط الوحدة وإنجازاتها واقتراحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.
وحدة الأمن السيبراني:
الارتباط التنظيمي: ترتبط بوكالة الجامعة.
الهدف العام: إدارة وتشغيل الحلول الأمنية لتقنية المعلومات، بما يكفل استمرارية وسلامة عمل منظومة تقنية المعلومات في الجامعة وحماية خصوصية البيانات والمعلومات المرتبطة بها.
المهام:
- إعداد خطط نشاط الوحدة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
- إعداد وتطوير سياسات أمن المعلومات والضوابط والإجراءات المرتبطة بها ومراجعتها بشكل مستمر.
- الإشراف على إعداد برامج ومشاريع تطوير حلول أمن المعلومات في الجامعة وفق أفضل الممارسات والمعايير المتبعة، وتحديد الاحتياجات واقتراح اقتناء المناسب منها.
- تصميم وتطوير وتوثيق هيكلية أمن المعلومات للبيئة التقنية لنشاطات الجامعة الرئيسة والمساندة.
- تطبيق ضوابط وسياسات الهيئة الوطنية للأمن السيبراني فيما يتعلق بأمن المعلومات، والأمن السيبراني.
- إجراء الاختبارات الدورية لضمان عمل وكفاءة أنظمة وبرامج الحماية.
- إبداء الرأي بشأن البرامج والتطبيقات التي ترغب الجامعة في تأمينها من الناحية الأمنية.
- التنسيق مع الهيئة الوطنية للأمن السيبراني في كل ما يتعلق بأمن المعلومات، والأمن السيبراني.
- إرسال البلاغات للمستفيدين حول الفيروسات والثغرات الأمنية.
- إقفال الثغرات الأمنية وتقييم مستوى الضعف في الخوادم الرئيسة ومعالجتها.
- الإشراف على إعداد البرامج التوعوية والتثقيفية في أمن المعلومات، والأمن السيبراني وتقديمها للمستفيدين في الجامعة.
- المشاركة في تحديد مؤشرات قياس الأداء لجميع الأنشطة المتعلقة بالوحدة ومراجعتها وتطويرها بصفة مستمرة بعد اعتمادها.
- المشاركة في تحديد احتياجات الوحدة من الموارد البشرية، والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الوحدة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الوحدة وإنجازاتها واقتراحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.
وحدة تخطيط موارد المنظمة ERP
الارتباط التنظيمي: ترتبط بوكالة الجامعة.
الهدف العام: تحسين أداء العمليات والإجراءات الإدارية والمالية وجعلها أكثر موثوقية وجودة وأقل كلفة، وزيادة سرعة الاستجابة وتوفير البيانات بالزمن الحقيقي، وبطريقة سهلة ودقيقة.
المهام
- إعداد خطط نشاطات الوحدة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
- متابعة الجدول الزمني لتنفيذ جميع الأنظمة الفرعية.
- تبسيط إجراءات العمل وتكاملها على مستوى الجامعة.
- اقتراح أسماء رؤساء فرق التطوير وإدارة المشاركة والتفاعلات بين رؤساء الفرق المشرفة على الأنظمة المختلفة.
- تقديم التدريب اللازم للموظفين على استخدام تقنية وأنظمة ERP.
- تقديم الاستشارات والحلول لجميع المستخدمين حول النظام واستخداماته.
- شرح تفاصيل النظام وإشراك المستخدمين وأخذ آرائهم والعمل على تلبيتها تجنبًا لمقاومة التغيير.
- المشاركة في تحديد مؤشرات قياس الأداء لجميع الأنشطة المتعلقة بالوحدة ومراجعتها وتطويرها بصفة مستمرة بعد اعتمادها.
- المشاركة في تحديد احتياجات الوحدة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- المشاركة في تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الوحدة؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الوحدة وإنجازاتها ومقترحات تطويرها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.
وحدة إدارة العقود
الارتباط التنظيمي: ترتبط بوكالة الجامعة.
الهدف العام: ضمان تنفيذ مشاريع الجامعة وفق أفضل الممارسات، وبما يعود بالنفع على الجامعة في حدود الأنظمة واللوائح والتعليمات ذات العلاقة.
المهام
- مراجعة الشروط والمواصفات التي تعدها الجهة المالكة للمشروع قبل طرحها للمنافسة.
- مراجعة مسودة العقد قبل اعتماده للتأكد من مطابقته للشروط والمواصفات بالتنسيق مع الجهة المالكة للمشروع؛ لتحديد المخاطر المحتملة والعمل على معالجتها.
- التأكد من نسب التوطين المدرجة في العقود بناء على نوع وطبيعة العقد حسب الفئات الوظيفية المستهدفة ووفقاً لتعليمات وزارة الموارد البشرية.
- إبداء الرأي بشأن تقارير عدم المطابقة والعمل على معالجتها بالتنسيق مع الوحدات الفنية بالجامعة.
- إبداء الرأي بشأن طلبات أوامر التغيير المقدمة من مدير المشروع والمقاول وتحديد الآثار المحتملة للمشروع.
- التأكد من تأهيل مقاولي الباطن وقدرتهم على التنفيذ حسب ما تقرره الأنظمة واللوائح.
- مراجعة الجداول الزمنية المقدمة من المقاول والاستشاري واعتمادها.
- التأكد من قيام الوحدات المعنية بالعقود ذات الطبيعة المستمرة، كالإعاشة والنظافة من إعادة طرح المنافسة بوقت كاف، لا يقل عن ستة أشهر من تاريخ انتهاء العقد ضمانا لعدم انقطاع الخدمة.
- التأكد من استيفاء العقود للتعليمات الصادرة من هيئة المحتوى المحلي بشأن التزامات المقاولين بشراء المواد الموردة للمشاريع.
- متابعة سير المشروع وتلقي التقارير الدورية من قبل الوحدات المعنية بهذا الشأن؛ لضمان تنفيذ الأعمال حسب المدد المحددة.
- التأكد من استيفاء عقود التشغيل والصيانة والنظافة وباقي الخدمات من شرط ضمان الجودة.
- التأكد من استيفاء عقود الحاسب الآلي من شروط SLA اتفاقية مستوى الخدمة.
- التأكد من استيفاء عقود الحاسب من قبل المقاول؛ لضوابط واشتراطات هيئة الأمن السيبراني.
- الاحتفاظ بنسخ إلكترونية من العقود وتنظيمها موضوعيًا وزمنيًا بهدف سرعة استرجاعها.
- أية مهام أخرى في حدود الاختصاص.