بقرار مجلس التعليم العالي بجلسته 47 رقم 1428/7/6 وتاريخ 1428/8/27هـ وبموافقة سامية رقم 8626/ م وتاريخ 1428/9/27هـ الموافقة على إنشاء وكالة جامعة الحدود الشمالية تسمى (وكالة الجامعة).
الارتباط التنظيمي: يرتبط برئيس الجامعة. وفقا للقرار الإداري الصادر من معالي رئيس الجامعة الرقم 422000002، والتاريخ 2020/08/23، والقرار الإداري 422001257 والتاريخ 2021/08/6 بتجديد العمل بالقرار الإداري 422000002، الخاص بصلاحيات واختصاصات وارتباطات كل من رئيس الجامعة، ووكلاء الجامعة، يفوض سعادة وكيل الجامعة، أو من يفوضه بالمهام والاختصاصات التالية:
- إحالة الموظفين والمستخدمين على التقاعد بعد بلوغهم السن النظامية وصرف بدلاتهم، أو إصدار قرار التمديد لهم بناء على موافقة صاحب الصلاحية.
- الإشراف على إعداد مشروع الميزانية السنوية للجامعة.
- الإشراف على سير الأعمال الإدارية والفنية والعلمية في العمادات والإدارات المرتبطة به، والعمل على رفع مستوى الأداء فيها.
- تشكيل لجان فنية ولجان الاستلام الابتدائي والنهائي للجهات المرتبطة بسعادته.
- تشكيل لجان البيع والتثمين والموافقة على إجراءات المزايدات، بما لا يتجاوز (500,000) خمسمائة ألف ريال، واعتماد نتيجة إرساء بيع المنقولات الزائدة عن حاجة الجامعة.
- التوصية بتمديد مدة تنفيذ العقود في حال تكليف المقاول بأعمال إضافية إذا كان الأمر قد صدر بها في وقت لا يسمح بأدائها في باقي المدة المتفق عليها في العقد، أو في حال إصدار الجامعة أمرًا بإيقاف الأعمال؛ لأسباب لا دخل للمقاول بها.
- اعتماد مقاولي الباطن والمقاولين ذوي الاختصاص التابعين للمقاولين، وذلك في العقود التي تشرف عليها الجهات المرتبطة بسعادته.
- التوصية بالموافقة على زيادة أو إنقاص التزامات المقاولين في حدود النسبة النظامية والاعتمادات المقررة بعد التأكد من توفر الاعتماد المالي، وذلك للعقود التي تشرف عليها الجهات المرتبطة بسعادته.
- التوصية بالموافقة على تأجير ممتلكات الجامعة وإنهائها.
- متابعة موجودات الجامعة بكافة مستودعاتها، وعمل الجرد السنوي لمستودعات وصناديق وسلف الجامعة، وتشكيل اللجان اللازمة لذلك، ورفع تقرير عن نتائج الجرد، موضحا به العجز والزيادة – إن وجد – وأسبابه ودواعي القصور الموجودة وإبداء الرأي حول مستوى الأداء بكافة مستودعات الجامعة.
- المطالبة بتسديد السلف ومستحقات الجامعة، ومتابعة تحصيل الإيرادات وكذلك الإشعار بوجود شيكات أو حوالات للأشخاص أو الشركات أو المؤسسات، وعدم رفع المستحقات كأمانات، إلا بعد مخاطبة أصحابها ومضي مدة كافية لتبليغهم، والتوقيع على أوامر الدفع.
- اقتراح تحوير مسميات الوظائف والتصرف بها بالرفع أو الخفض، ونقلها من جهة إلى أخرى للمراتب العليا.
- الإشراف على إدارة الإسكان والحركة بالجامعة والعمل على تطويرها بشكل مستمر.
- إحالة منسوبي الجامعة – عدا أعضاء هيئة التدريس، ومن في حكمهم، وموظفي المرتبة الحادية عشرة فما فوق – إلى لجنة المخالفات الإدارية والفنية، المتعلقة بمنسوبي الجامعة فيما ينسب إليهم من مخالفات، وذلك للتحقيق فيها حسب اللوائح والأنظمة.
- التوصية بنقل الموظفين ممن هم في المرتبة العاشرة فما دون من الجامعة، أو إليها أو بين وحدات الجامعة وقبول استقالاتهم.
- إكمال إجراءات التعيين والتعاقد، وطي القيد للسعوديين والمتعاقدين، وما يطرأ من تغيير على خدماتهم ورواتبهم وبدلاتهم.
- تكليف مساعدي مديري الإدارات.
الهدف العام : معاونة رئيس الجامعة في الإشراف العام على منظومة العمليات الإدارية والمالية والفنية وإعداد الميزانية العامة السنوية للجامعة وتطوير مشاريعها بما يضمن تحقيق رؤية الجامعة ورسالتها وأهدافها الإستراتيجية.
المهام
- الإشراف على إعداد خطط نشاطات الوكالة واعتمادها.
- الإشراف الإداري على الوحدات التنظيمية المرتبطة بها والتنسيق فيما بينها بما يضمن التكامل بين نشاطاتها، والاستفادة القصوى من الإمكانات المتاحة.
- الإشراف على تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات المعتمدة في مجال المشاريع، والصيانة، والشؤون الإدارية والمالية.
- التنسيق مع وكالات الجامعة في كل ما يتعلق بالخدمات الإدارية، والمالية والفنية المساندة.
- المشاركة في رسم السياسات العامة للجامعة فيما يخص الوحدات المرتبطة بالوكالة.
- الاشتراك في اللجان المتعلقة بنشاطات الوكالة.
- تطبيق السياسة العامة للجامعة، وتنفيذ القرارات التي يصدرها مجلس الجامعة.
- الإشراف على إعداد مشروع الموازنة السنوية ورفعها إلى رئيس الجامعة.
- الإشراف على عملية إعداد التقرير السنوي، والبيانات المالية الختامية للجامعة، ورفعها إلى رئيس الجامعة.
- تمثيل الجامعة لدى الغير والتوقيع نيابة عنها في الاتفاقيات والعقود التي يوافق مجلس الجامعة على إبرامها، ومتابعة تنفيذها بناءً على تفويض كتابي ومحدد المدة من رئيس الجامعة.
- التأكد من جودة الخدمات المقدمة في أعمال الصيانة والنظافة، وقياس مدى رضا المستفيدين بشكل دوري.
- الإشراف على إدارة مرافق الجامعة، والمدينة الجامعية.
- الإشراف على تقديم خدمات طبية مميزة لجميع منسوبي الجامعة.
- الإشراف على أعمال حفظ الوثائق وتداولها، واستخدام التقنيات الحديثة في أعمال الحفظ والاسترجاع.
- الإشراف على عملية تحديد مؤشرات قياس الأداء لجميع الأنشطة المتعلقة بأعمال الوكالة، ومراجعتها وتطويرها بصفة مستمرة بعد اعتمادها.
- الإشراف على عملية تحديد احتياجات الوكالة من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- الإشراف على عملية تحديد الاحتياجات التدريبية؛ لجميع موظفي الوكالة وترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات الوكالة والوحدات التنظيمية المرتبطة بها وإنجازاتها ومقترحات تطوير الأداء فيها.
- أية مهام أخرى تكلف بها في حدود الاختصاص.